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微软project工具应用技巧
编辑:admin   来源:交大慧谷   发表时间:2012/9/20 18:02:04   浏览:8228

我们在使用微软的project中,很多初学者搞不清楚任务类型和投入比导向、非投入比导向的区别,这次一起讨论了固定单位+投入百分比和固定工时的关系,下面详细分析一下:

提示:在使用project过程中一定要有一个信念,软件是一个工具,要想把它用好,一定要能和实际业务结合。怎样利用工具为业务服务是使用工具的真正动力!

一)任务类型
有三种任务类型:固定工期,固定工时,固定单位(资源分配单位)。三种任务类型之间的变动关系(根据 工期=工时/资源单位 计算)如下图:

 

可见,若对单位进行变化,则针对固定单位和固定工时这两种不同的任务类型,Project的日程排定结果将会一致(都是工期改动)。
另外,“固定”的意思是,在为特定任务分配了值,然后又对项目日程排定公式的其他要素(如资源单位、工时或工期)进行了更改之后,“固定”的任务类型对应的值保持不变,Project 将对其他值重新进行计算。但是,您可以随时更改任务类型的值,更改后的值将成为该任务的新“固定”值。

例子:对固定单位的任务强制更改单位,对固定工时的任务更改单位,则两种情况得到的结果都是工期延长,如下图:

 

二)投入百分比导向
Project 按资源分配单位(根据资源日历,资源可投入到某项所分配任务中的可用工作时间的百分比)计算工时,并把根据我们初始输入的值计算得到的结果作为任务的默认工时。项目经理圈子
根据资源分配的先后时间的不同,投入比导向日程排定方法的表现也不同:
1) 只有在为任务分配了一个或多个资源之后,才会应用投入比导向计算方法。在分配了资源后,为同一任务添加新资源或从中删除资源时,任务的“工时”值将不会更改。
例子:如果最初您为任务分配了 2 个资源,工期为 24 小时(手工输入),Project 将安排每个资源工作 24 小时,总工时为 48 小时(是工时,而不是工期!)。每个资源将在工期为 24 小时的任务中工作 24 小时。任务的总工时保持 48 小时不变。项目经理博客
2) 投入比导向计算方法不能应用于同时分配的多个资源,以及第一次在任务中分配的多个资源。但是在初次分配多个资源之后,为同一任务添加新资源或从中删除资源时,任务的“工时”值将不会更改。转自项目管理者联盟
例子:制订此任务的日程之后,再创建一项同样的任务,工期为 24 小时,但仅分配一个全职 (100%) 资源。该任务的工时为 24 小时。稍后,再添加另一个全职 (100%) 资源。投入比导向日程排定功能将导致 Project 在该任务中为每一个资源排定 12 小时的工时。任务的总工时保持 24 小时不变,任务的工期缩短为 12 小时。

三)比较“任务类型”和“投入比导向”
1)任务类型决定日程排定公式:工期=工时/资源单位 中,当固定其中一个以后,其他两个变量一方发生变化(比如人为更改),Project只改变剩下的一方。
何时选择哪种任务类型?
看实际情况而定。默认是固定单位,表达了不希望员工加班的意愿。但如果某些任务的工期或者工时更为重要,则可以单独更改。
2)投入比导向日程排定方法决定在添加或删除资源时,任务的工期和资源单位如何变化。注意,没有提到工时。因为:投入比导向意味着,完成任务所需的投入(也称为工时)在此日程排定功能中是决定因素。
是否使用投入比导向?
一般启用。因为投入比导向将在为任务添加资源或从中删除资源时重新计算任务工期,这是符合大多数实际情况的。
当然我们还可以调整资源单位以制订出更好的资源配置方案。

四)在应用任务类型时,投入比导向日程排定方法对日程排定公式有哪些影响:
1)固定单位:    如果为任务打开了投入比导向日程排定功能,在添加或删除资源时,Project 将调整任务的工期。资源越多,工期越短。
个人认为比较对应于进度压缩中的Crashing方法。
2)固定工期:    如果为任务打开了投入比导向日程排定功能,更改资源分配将更改资源在该任务中投入的时间量。在排定项目日程时,如果希望减轻某些人员的工作负担,或者需要将某些人员兼职分配到其他任务中,可以考虑采用此选项。
3)固定工时:    “固定工时”任务类型和投入比导向日程排定方法都将保持“工时”值不变。
日程排定只变化工期或者资源,如果改动了资源(添加新资源、或者改动资源单位),则更改工期。

这里也说明了,对于固定单位+投入比向导,添加/删除资源时,Project计算得到的结果也是任务的工时不变。项目经理圈子
但固定单位+投入比向导和固定工时,还是有区别的。根据二)投入比向导中所说的资源分配次序和工时的关系,可以得到如下结果。
1) 创建两个任务,分别为:"投入百分比,固定单位(同时添加A,B)",”投入百分比,固定工时(现添加A,后添加B)”
2) 先分别输入工期:3d。
3) 准备2个资源A和B。至少需要2个资源,否则投入百分比不起作用。项目管理论坛
a) 对"投入百分比,固定单位(同时添加A,B)"同时添加资源A,B,均用100%单位,此时Project已经计算得到总工时为48h。=>结果: A,B的工时都是24h,总工时是48h。工期3d。即:AB同时满负荷工作3天完成总工作量48h的任务。blog.mypm.net
b) 对”投入百分比,固定工时(现添加A,后添加B)”,先添加A,100%单位。用鼠标点击别处,再重新点回来,此时Project已经计算得到总工时为24h,再接着添加B,单位100%。=>结果: A,B的工时都是12h,总工时是24h。工期缩为1.5d。即:AB满负荷工作1.5天完成总工作量24h的任务。

 

c)作一些变化,比如,把B的分配单位改称50%,或者添加新资源C。可以看到,任务的总工时都将保持不变。任务的工期根据每个资源工时除以在当前的分配单位百分比,然后选择最长的那个人的工期作为整个任务的工期。

注:选择在添加资源的同时就输入分配单位,还是先添加资源再更改分配单位(即先按默认100%的分配单位添加好资源稍候再更改),将导致Project的计算结果不同。

根本原因是:一旦添加资源这个操作结束,Project会基于当前得到的值(不管等会是否要更改)立即进行计算和分摊。我建议先添加资源,再更改资源的分配单位。因为这样Project自动计算并分摊将基于新添资源100%分配单位(默认值)这样的整数进行,分摊得到的各个资源头上的工时也会比较整齐,符合人类习惯。大家可以自行尝试、比较一下。

总之,在应用project的时候,大家在分配资源的时候要考虑好,是任务驱动呢、还是资源驱动呢?一定要在使用工具的时候,想想实际业务是怎么回事,这样才能更好的应用软件为我们服务!

 

 

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